1. TOEPASSELIJKHEID

1.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes van diensten en producten geleverd door BOOKED AGENCY BV (hierna: “BA”), een vennootschap naar Belgisch recht met maatschappelijke zetel in België te 2630 Aartselaar, Kontichsesteenweg 39 geregistreerd onder het KBO en het BTW register nummer BE1008.632.427.

1.2 Deze algemene voorwaarden en de tussen BA en de Klant overeengekomen bijzondere voorwaarden (zoals bvb. de bestelbon, de overeenkomst van aanneming van diensten) worden samen ‘de overeenkomst’ genoemd. Indien andere bijlagen bij de overeenkomst gevoegd zijn en er tegenstrijdigheden blijken tussen de verschillende documenten bevestigen partijen de volgende hiërarchie tussen de documenten onderling: bijzondere voorwaarden, specifieke bijlagen, algemene voorwaarden BA.

De algemene voorwaarden van de Klant zijn enkel van toepassing als zij voor de uitvoering van de bestelling uitdrukkelijk en schriftelijk door BA voor akkoord bevestigd zijn. Onderwerpen die niet zijn beschreven in de overeenkomst worden geregeld door de algemeen gangbare rechtsregels naar Belgisch recht.   

1.3 Deze algemene voorwaarden dienen te worden ondertekend door de Klant, hetzij bij de ontvangst van een offerte vanwege BA, hetzij bij de plaatsing van een bestelling door de Klant, hetzij bij de ondertekening van de overeenkomst tussen partijen. Partijen erkennen de rechtsgeldigheid van de ondertekening van de overeenkomst met een elektronische handtekening door middel van algemeen aanvaarde en beschikbare software en/of uitwisseling van gescande of pdf-handtekeningen. Elke partij heeft het recht om de elektronisch ondertekende versie van de overeenkomst te gebruiken als bewijs van haar bestaan. De aanvaarding van deze algemene voorwaarden door de Klant wordt tevens afgeleid indien deze geen bezwaar heeft geuit binnen een redelijke termijn na ontvangst ervan, hierbij bepaald op 7 kalenderdagen. Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn slechts mogelijk mits toestemming van BA.

1.4 BA behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden op ieder ogenblik te wijzigen of aan te vullen mits geldige reden hiervoor. Desgevallend zal een wijziging of aanvulling schriftelijk meegedeeld worden aan de Klant. Indien de Klant niet binnen de 7 kalenderdagen na ontvangst van deze mededeling schriftelijk bezwaar heeft gemaakt tegen de betreffende wijziging(en) of aanvulling(en), wordt hij geacht deze te hebben geaccepteerd.

2 TOTSTANDKOMING OVEREENKOMST EN DUURTIJD

2.1.  Tenzij anders vermeld, zijn offertes geldig voor een periode van dertig (30) dagen na offertedatum. Door een offerte te ondertekenen of via email of op andere wijze te bevestigen, plaatst de Klant een definitieve bestelling, die niet eenzijdig geannuleerd kan worden. Offertes zijn ondeelbaar en kunnen dus slechts in hun geheel worden aanvaard.

2.2. De Overeenkomst tussen partijen komt tot stand op het ogenblik dat hetzij de Klant een ondertekende offerte terugstuurt naar BA, hetzij wanneer de Klant een orderbevestiging verstuurt naar BA, samen met deze door de Klant ondertekende algemene voorwaarden, hetzij wanneer de Klant de overeenkomst tot aanneming van diensten ondertekend terugstuurt naar BA samen met deze door de Klant ondertekende algemene aankoopvoorwaarden. De offerte, orderbevestiging of overeenkomst tot aanneming van diensten wordt naar het door de andere partij opgegeven e-mailadres verstuurd. Het is de verantwoordelijkheid van de partijen om erop toe te zien dat de berichten niet in hun spamfolder terechtkomen.

2.3. Alleen de diensten en producten die uitdrukkelijk vermeld zijn in de offerte, de overeenkomst tot aanneming van diensten of in de orderbevestiging, zijn inbegrepen in de overeenkomst.

2.4. De overeenkomst wordt gesloten voor de volledige duur van de overeengekomen diensten en de uitvoering ervan en/of van de levering van producten.

3 UITVOERINGSMODALITEITEN

3.1 BA zal de Diensten met de nodige zorg en aandacht uitvoeren. BA mag ten volle vertrouwen op informatie die wordt verschaft door (medewerkers van) de Klant en mag er op vertrouwen dat dergelijke informatie, correct, volledig en actueel is. BA streeft er steeds naar overeengekomen (leverings)termijnen te respecteren en zal de Klant op de hoogte stellen van eventuele vertragingen.

3.2 De uitvoering van de overeenkomst kan nauwe samenwerking vereisen tussen BA en de Klant. Partijen zullen steeds zonder onredelijke vertraging inhoudelijk reageren op elkaars verzoek om input en erkennen dat uitstel in het verschaffen van dergelijke input mogelijk kan leiden tot vertraging in de oplevering.

Indien de Klant (persoons)gegevens, materialen, logo’s, werken of andere elementen ter beschikking stelt aan BA in het kader van de Diensten, garandeert de Klant dat BA gerechtigd is deze te gebruiken in het kader van de uitvoering van de overeenkomst. Indien Diensten worden geleverd op een locatie van de Klant of aangewezen door de Klant, voorziet de Klant een degelijke en veilige werkomgeving voor de aanwezige werknemers en andere medewerkers van BA in overeenstemming met de wettelijke vereisten. De Klant draagt zorg voor en is verantwoordelijk voor schade aan eventuele producten en materialen die aan de Klant ter beschikking worden gesteld in het kader van de uitvoering van de Diensten. Bij oplevering dient de Klant het resultaat van de Diensten meteen te controleren. Eventuele klachten moeten uiterlijk binnen vijf (5) werkdagen na oplevering schriftelijk en gemotiveerd aan BA worden gemeld, bij gebreke waaraan het resultaat van de Diensten wordt geacht te zijn aanvaard door de Klant.

4 FACTURATIE EN BETALING

4.1 De Diensten worden door BA aan de Klant verleend tegen betaling van de vaste vergoeding, dan wel de dag- of uurtarieven zoals aangegeven in de Bijzondere Voorwaarden. Prijzen worden aangegeven in Euro/“€” en exclusief BTW, taxen en eventuele andere heffingen.

4.2 Indien een dag- of uurtarief wordt overeengekomen, worden de Diensten gefactureerd op basis van de werkelijk gepresteerde tijd, waar van toepassing verhoogd met eventuele onkosten en/of verplaatsingsvergoedingen. Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, heeft een dagtarief betrekking op een aanwezigheid van acht (8) opeenvolgende uren. BA behoudt zich het recht voor om de overeengekomen prijs te herzien, omwille van een prijsverhoging van één of meer elementen van de productie- dan wel logistieke keten en/of in geval van prijsverhoging van de voor de Diensten benodigde grondstoffen.

4.3 Facturen zijn te betalen binnen dertig (30) dagen na factuurdatum. Een factuur die niet gemotiveerd wordt geprotesteerd binnen veertien (14) dagen na factuurdatum, wordt geacht te zijn aanvaard door de Klant. Indien een factuur wordt betwist door de Klant, kan de betalingsverplichting slechts worden opgeschort vanaf het moment dat BA ervan op de hoogte is gebracht totdat de betwisting is opgelost en in ieder geval, gedurende maximaal 4 maanden.

4.4 Vanaf het verstrijken van de betaaltermijn, is de Klant van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een conventionele interest verschuldigd, gelijk aan 1% per maand. Bovendien wordt ter compensatie een forfaitaire verhoging toegepast, gelijk aan 10% van het factuurbedrag en met een minimum van €200,- per factuur. De Wet betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties (W. 02/08/2002) is van toepassing.

4.5 Licenties en andere intellectuele eigendomsrechten worden steeds verleend onder de opschortende voorwaarde van volledige betaling van de overeenstemmende factu(u)r(en) inclusief eventuele nalatigheidsintresten en -vergoedingen. BA behoudt zich uitdrukkelijk de eigendom voor van alle opgeleverde elementen, tot aan de correcte betaling van alle facturen.

5 INTELLECTUELE EIGENDOM

5.1 Op voorwaarde van volledige betaling van de overeenstemmende facturen, inclusief eventuele nalatigheidsinteresten en -vergoedingen en behoudens afwijkingen in de Bijzondere Voorwaarden verkrijgt de Klant een tijdelijk, niet overdraagbaar gebruiks-, reproductie- en mededelingsrecht (hierna: de “Licentie”) op het opgeleverde eindresultaat van audiovisuele, live entertainment, grafische or andere werken van creatieve aard waarop auteursrechten of andere intellectuele eigendomsrechten rusten, die BA specifiek voor de Klant ontwikkelt als onderdeel van de Diensten en die zijn omschreven in de Bijzondere Voorwaarden (hierna “de Werken”). Vallen niet onder de definitie van Werken de voorontwerpen, rushes, montagetijdlijn en andere niet-finaal opgeleverde elementen. Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, geldt de Licentie uitsluitend voor het gebruik van de Werken binnen België.

5.2 Indien geen termijn werd bepaald geldt de Licentie voor een periode van 1 jaar vanaf datum van oplevering. Indien de doeleinden en/of media niet worden omschreven in de Bijzondere Voorwaarden, geldt dat de Klant de Werken mag gebruiken op de manier die redelijkerwijze door BA verwacht kan worden, rekening houdend met de aard van de Werken (bv. bedrijfsinstructievideo ⬄ reclamespot) en de omschrijving in de Bijzondere Voorwaarden.

5.3 Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen verkrijgt de Klant in geen geval het recht om de Werken te wijzigen (vertalen, hermonteren…) of enig onderdeel van de Werken afzonderlijk te gebruiken.

Indien – in uitzonderlijke gevallen – in de Bijzondere Voorwaarden een overdracht van rechten op de Werken zou worden overeengekomen (i.p.v. licentie) heeft de overdracht in elk geval slechts betrekking op de onderdelen van de Werken die door BA zelf specifiek voor de Klant werden ontwikkeld en in geen geval op enige onderliggende software of vooraf bestaande elementen ontwikkeld door BA of door derde partijen, die onderhavig kunnen zijn aan specifieke licentievoorwaarden.

5.4 Tenzij in de Bijzondere Voorwaarden anders overeengekomen worden live voorstellingen niet beschouwd als Werken waarop een Licentie wordt verleend of intellectuele eigendomsrechten worden overgedragen. De Klant verkrijgt louter het recht om de liveprestaties van BA aan het aanwezige publiek op te voeren en mee te delen op het ogenblik van de uitvoering ervan.

5.5 Indien exclusiviteit wordt overeengekomen geldt deze uitsluitend op het Werk op zich, en niet op de verschillende onderdelen (logo’s, afbeeldingen, choreografieën, muziek,…) die in het Werk geïntegreerd zijn.

5.6 Op grond van het specifieke gebruik dat de Klant van de Werken maakt, en in geval van exploitatie van de Werken buiten de limieten van de Licentie, kunnen bijkomende licentievergoedingen en/of schadeclaims verschuldigd zijn in het kader van wettelijke licenties en/of (verplicht) collectief beheer. Uitsluitend de Klant zal verantwoordelijk zijn voor de nodige aangiften, betalingen en eventuele andere verplichtingen in dit verband.

5.7 BA behoudt zich het recht voor gegevens in het kader van het recht op naamsvermelding te integreren in de Werken (bv. eindgeneriek). BA behoudt zich daarnaast steeds (voor de volledige duur van het bestaan van de rechten) het recht voor om de Werken te gebruiken als referentie- en promomateriaal, bijvoorbeeld door (onderdelen van) de Werken weer te geven op de website of sociale media van BA. Tenzij anders overeengekomen is het BA daarbij toegestaan (maar niet verplicht) de naam van de Klant te vermelden.

6 VERTROUWELIJKHEID

6.1 Elk van de partijen zal vertrouwelijke informatie die in het kader van de Overeenkomst van of via de andere partij wordt ontvangen strikt vertrouwelijk houden en slechts gebruiken in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst en/of wanneer de mededeling ervan verplicht is op grond van wet of bindende beslissing van een bevoegde (rechterlijke) autoriteit. In dat laatste geval zal, waar wettelijk toegestaan, vooraf kennis worden gegeven van de verplichte mededeling aan de eigenaar van de vertrouwelijke informatie, zodat de nodige stappen kunnen worden ondernomen om de verplichte bekendmaking te voorkomen.

6.2 Wordt beschouwd als vertrouwelijke informatie: Enige informatie die redelijkerwijze kan beschouwd worden als informatie van vertrouwelijke aard, zoals bv. financiële informatie (met inbegrip van informatie over prijzen en tarieven), commercieel waardevolle informatie, informatie over processen en methodes, informatie over producten en intellectuele eigendomsrechten, informatie over klanten, medewerkers, werknemers of leveranciers,..

Wordt niet beschouwd als vertrouwelijke informatie: (i) informatie die op rechtmatige wijze werd bekomen van een derde die niet door geheimhouding gebonden is; (ii) informatie die een partij reeds gekend was voor ze aan haar bekend werd gemaakt in het kader van de Overeenkomst; (iii) informatie die een partij zelf ontwikkelt zonder schending van deze Overeenkomst; (iv) Informatie die openbaar of publiek gekend is (zonder fout van de partij die de informatie op grond van deze Overeenkomst vertrouwelijk moet houden).

7 AFWERVING

De Klant zal zich ervan onthouden om enige werknemer van BA die betrokken is bij de uitvoering van de Diensten te benaderen met het oog op het aangaan van een samenwerking en/of met het oog op de aanwerving van die werknemer, op rechtstreekse dan wel onrechtstreeks wijze (via een interimkantoor, vennootschap of op andere wijze). Bij overtreding van deze bepaling, zal BA gerechtigd zijn om een forfaitaire vergoeding aan te rekenen ten belope van [€10.000,-] per inbreuk.

8 AANSPRAKELIJKHEID

8.1 De verbintenissen van BA onder deze Overeenkomst maken inspanningsverbintenissen uit. Met uitzondering van aansprakelijkheid omwille van fraude, bedrog, opzet of zware fout, is de aansprakelijkheid van BA in de context van de Overeenkomst steeds beperkt tot maximaal de vergoeding door de Klant betaald of verschuldigd voor de Diensten die aanleiding gaven tot de schade.

8.2 Tenzij in geval van fraude, bedrog, opzet of zware fout is BA in geen geval aansprakelijk voor indirecte of gevolgschade, voor verlies van inkomsten, winstderving, verhoging van algemene kosten, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie, storing van planning, verlies van cliënteel of kansen.

8.3 Elke vordering op grond van deze Overeenkomst vervalt een (1) jaar na de oplevering van de Werken en/of Diensten waarop de vordering betrekking heeft.

9 BEEINDIGING

9.1 Elk van de partijen kan, onverminderd haar recht op schadevergoeding, de Overeenkomst van rechtswege met onmiddellijke ingang ontbinden ten laste van de andere partij, door de verzending van een kennisgeving per aangetekend schrijven, indien:

• De andere partij zich in algemene staking van betaling of een situatie van faillissement bevindt of kennelijk onvermogend is;
• In geval van bewijs of ernstige vermoedens van fraude, gepleegd door de andere partij;
• Indien de andere Partij haar activiteiten staakt en/of haar vennootschap wordt ontbonden of vereffend;
• In geval van een grove fout of tekortkoming van de andere Partij, die niet wordt hersteld binnen een termijn van twintig (20) werkdagen na schriftelijk verzoek daartoe.

9.2 BA behoudt zich het recht voor de overeenkomst van rechtswege met onmiddellijke ingang ontbinden ten laste van de Klant, door de verzending van een kennisgeving per aangetekend schrijven, indien de Klant nalaat een of meerdere facturen te betalen binnen hun vervaldatum.

9.3 Tenzij waar de Klant de Overeenkomst ontbindt/beëindigt wegens een bewezen grove fout in hoofde van BA en deze nalaat de fout recht te zetten na daartoe schriftelijk te zijn aangemaand door de Klant, zal de Klant BA vergoeden voor alle op het ogenblik van de beëindiging effectief gepresteerde diensten en onkosten.

BA behoudt zich het recht voor bijkomende vergoeding te vorderen, voor hogere werkelijk geleden schade.

10 OVERMACHT

10.1 Geen enkele Partij zal aansprakelijk zijn voor de niet-naleving van haar verplichtingen (behoudens de betaling van eventueel verschuldigde bedragen) wanneer deze niet-naleving een gevolg is van oorzaken buiten haar redelijke wil, die niet te voorzien zijn en die niet vermeden kunnen worden zoals, maar niet beperkt tot, brand, overstroming, aardbeving, storm, waterschade, uitzonderlijke weersomstandigheden, stakingen, sociale onrust, oorlog (verklaard of niet verklaard), embargo’s, blokkades, wettelijke beperkingen, voorschriften van de overheid, diefstal of blokkering van het computer-, IT- of telecommunicatiesysteem. Indien één van de partijen wordt getroffen door een situatie van overmacht zal deze de andere Partij daar onmiddellijk en schriftelijk van op de hoogte brengen. Deze elementen ontslaan de getroffen partij aldus van het nakomen van de overeengekomen verplichtingen, zonder dat de andere partij uit dien hoofde enig recht op vergoeding van kosten, schade en interesten kan doen gelden. Bij overmacht kunnen de partijen de uitvoering van de overeenkomst opschorten tijdens de periode waarin de overmacht bestaat, of de overeenkomst beëindigen (bij aangetekend schrijven) als de overmacht blijft bestaan gedurende meer dan twee weken.

10.2 Indien een situatie van Overmacht ertoe leidt dat de Diensten niet op de afgesproken datum kunnen worden opgeleverd (annulatie evenement, onmogelijkheid om opnames gedurende een bepaalde periode te laten doorgaan, etc.), zullen de Partijen ernaar streven om de Diensten in onderling akkoord te verplaatsen naar een andere datum. In voorkomend geval mag BA reeds op grond van de Overeenkomst geleverde inspanningen (met inbegrip van repetities en andere voorbereidende activiteiten) en/of gemaakte onkosten aan de Klant factureren. Indien het uitstel leidt tot extra kosten of inspanningen voor BA (bv. i.v.m. gehuurde materialen die niet geannuleerd konden worden, extra repetities die noodzakelijk zijn gezien het tijdsverloop,…) zullen Partijen daarvoor een redelijke bijkomende vergoeding overeen komen.

10.3 Indien een situatie van Overmacht langer dan zestig (60) dagen duurt en de Diensten niet verplaatst kunnen worden, heeft elk van de Partijen het recht om de Overeenkomst schriftelijk te ontbinden. Reeds op grond van de Overeenkomst geleverde inspanningen (met inbegrip van repetities en andere voorbereidende activiteiten) en/of gemaakte onkosten zullen in voorkomend geval naar verhouding aan BA worden vergoed.

11 ETHIEK

BA gaat er prat op een ambassadeur van culturele, etnische en religieuze waarden en tolerantie te zijn. BA verwacht van al haar Leveranciers, voor zover mogelijk en haalbaar, dat zij een groen beleid en groene praktijken promoten. Discriminatie op grond van onder meer kleur, leeftijd, geslacht, seksuele geaardheid, etniciteit, handicap, religie, politieke voorkeur, lidmaatschap van een vakbond of burgerlijke staat wordt niet getolereerd. BA verwacht van haar leveranciers dat zij:

• Denken, praten, handelen en zich gedragen op een wijze die strookt met de waardigheid van een zorgzame en voorkomend vakman
• Te allen tijde de wetgeving van het land of het gastland, de lokale cultuur, tradities, gebruiken en praktijken respecteren
• Alle belanghebbenden bij het project met respect, beleefdheid en voorkomendheid behandelen
• Zich niet bezondigen aan handelingen van seksueel, fysiek of psychologisch misbruik of uitbuiting van een persoon
• Zorg dragen voor het materieel van BA of van een belanghebbende bij het project
• Respect tonen voor het milieu, met inbegrip van de flora en fauna en dit promoten
• De grootste discretie aan de dag leggen bij het omgaan met vertrouwelijke informatie van zowel de onderneming van BA of van enige van haar klanten en/of belanghebbenden.

12 VARIA

12.1 Partijen erkennen dat de nietigheid van één van de clausules uit de overeenkomst, niet de nietigheid van de hele overeenkomst met zich meebrengt. In dit geval verbinden partijen zich er toe de nietige clausule te vervangen door een rechtsgeldige clausule die zo dicht mogelijk bij de oorspronkelijke juridische en economische bedoeling van de partijen aanleunt.

12.2 De Klant zal zijn rechten en verplichtingen onder de Overeenkomst niet overdragen aan een derde partij, zonder voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van BA.

12.3 De Overeenkomst is onderworpen aan het Belgische recht, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag van 11 april 1980 (CISG).

12.4 In geval van betwisting zullen partijen een minnelijke oplossing proberen te vinden. Indien dergelijke oplossing niet kan worden bereikt binnen een redelijke termijn te rekenen vanaf de verzending van de aangetekende brief waarbij de meest gerede partij een verzoek tot minnelijke regeling aan de andere partij heeft aangezegd, zullen enkel de rechtbanken van Antwerpen, afdeling Antwerpen, België, bevoegd zijn om het geschil te beslechten.